不可否認(rèn)的是，當(dāng)今利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)已實(shí)現(xiàn)了營(yíng)收增長(zhǎng)和大幅成本縮減。BARC 發(fā)布的一份商業(yè)調(diào)查報(bào)告顯示，使用大數(shù)據(jù)的公司盈利增加8%，總成本降低10%。大數(shù)據(jù)可以幫助企業(yè)做出更好的財(cái)務(wù)決策，改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，增強(qiáng)員工合規(guī)等。

對(duì)于財(cái)會(huì)專業(yè)人士而言，其從事的任務(wù)和活動(dòng)在*大程度上是由數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的。他們每天都要處理發(fā)票、費(fèi)用收據(jù)、采購(gòu)訂單和員工報(bào)銷單上面的數(shù)據(jù)。


與費(fèi)用相關(guān)的數(shù)據(jù)對(duì)公司來(lái)說(shuō)很有價(jià)值，因?yàn)樗梢詭椭?cái)會(huì)人員：

1、將費(fèi)用明細(xì)和交易清單與報(bào)銷單進(jìn)行交叉檢查和核實(shí)。

2、基于數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的見解，對(duì)部門預(yù)算和費(fèi)用政策做出戰(zhàn)略性決策。

3、預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)，如費(fèi)用重復(fù)提交、賬單和假期開支虛高等舞弊行為。

4、利用機(jī)會(huì)，如跟員工喜歡的酒店和航空公司商定協(xié)議。

然而，不完善的內(nèi)部流程可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)開支未入賬、單據(jù)缺失和理解偏差。所有這些因素會(huì)使企業(yè)做出不明智的商業(yè)決策，并可能損害其財(cái)務(wù)健康狀況。

這正是大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)分析大顯身手之處。

AI 技術(shù)支持的“軟件即服務(wù)”(SaaS) 費(fèi)用管理軟件已在市場(chǎng)上嶄露頭角。其風(fēng)靡的原因是簡(jiǎn)化了員工的費(fèi)用報(bào)銷過(guò)程，同時(shí)幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)解讀費(fèi)用數(shù)據(jù)的意義。

該軟件還能幫助財(cái)務(wù)人員洞察大額開支者和違規(guī)者、分類開支、部門開支等。這使財(cái)會(huì)團(tuán)隊(duì)獲得了足夠的數(shù)據(jù)，得以重新審視部門預(yù)算，調(diào)整費(fèi)用政策，并從費(fèi)用產(chǎn)生的源頭上遏制舞弊行為。

手工數(shù)據(jù)處理的挑戰(zhàn)

眾所周知，財(cái)會(huì)活動(dòng)是以文檔為中心的，其收集到的數(shù)據(jù)是一座寶庫(kù)，可以從中獲取深刻見解。但歸根結(jié)底，手工管理和處理文檔的過(guò)程無(wú)法免除。手工處理數(shù)據(jù)枯燥耗時(shí)，易出錯(cuò)，還給舞弊和違反政策行為留有余地。

例如，某公司的報(bào)銷流程仍采用電子表格或紙質(zhì)文件，就可能使員工因操作不便而缺乏及時(shí)報(bào)銷費(fèi)用的積*性。當(dāng)財(cái)務(wù)人員將工作表上的數(shù)據(jù)手動(dòng)輸入會(huì)計(jì)軟件時(shí)，還可能發(fā)生錯(cuò)誤。

利用 AI 軟件收集干凈數(shù)據(jù)

基于云的費(fèi)用管理軟件使員工能夠在日常應(yīng)用程序上提交費(fèi)用。報(bào)銷流程可以一鍵完成，從而確保員工按時(shí)報(bào)銷費(fèi)用。

員工可以通過(guò)以下方式提交正確的報(bào)銷單：

移動(dòng)應(yīng)用程序

員工可以使用手機(jī)隨時(shí)隨地提交報(bào)銷單。他們只需用手機(jī)拍下收據(jù)的照片即可完成。該軟件會(huì)借助光學(xué)字符識(shí)別 (OCR) 技術(shù)掃描并提取所有關(guān)鍵信息。隨后，所有費(fèi)用明細(xì)會(huì)自動(dòng)填入報(bào)銷單，從而免去任何形式的手工數(shù)據(jù)輸入。核實(shí)完報(bào)銷單明細(xì)后，員工就可以直接提交，以供審核。這不僅節(jié)省了紙張，還省時(shí)省力。

數(shù)字平臺(tái)

除了使用移動(dòng)應(yīng)用掃描收據(jù)和報(bào)銷，這款費(fèi)用軟件還可以與其他應(yīng)用程序集成，用于提交報(bào)銷單、收據(jù)和發(fā)票。企業(yè)財(cái)務(wù)必須遵守聯(lián)邦、州以及地方的法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策。AI 支持的軟件能夠讀取文檔，檢測(cè)違規(guī)的報(bào)銷申請(qǐng)，并通知使用者所發(fā)生的錯(cuò)誤。對(duì)于必須嚴(yán)格遵守法規(guī)的公司來(lái)說(shuō)，這可能*有用。

AI 賦能的費(fèi)用管理軟件使財(cái)務(wù)部門能夠設(shè)定和執(zhí)行不同復(fù)雜度的公司政策。當(dāng)員工提交報(bào)銷單時(shí)，他們可以檢查其是否符合公司政策，以避免違規(guī)行為。他們還可以標(biāo)記輕微或一般的違規(guī)行為，提醒員工在報(bào)銷單提交之前做出糾正。而在嚴(yán)重違反政策的情況下，他們則會(huì)向員工的主管或雇主發(fā)送錯(cuò)誤通知。

財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)通過(guò)使用穩(wěn)健的策略引擎，實(shí)時(shí)處理違反政策行為，并發(fā)現(xiàn)潛在的費(fèi)用舞弊行為，從而增強(qiáng)員工合規(guī)，避免了來(lái)回更正的工作。

利用大數(shù)據(jù)遏制潛在的費(fèi)用舞弊行為

企業(yè)收集的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)越來(lái)越多，在不借助其他技術(shù)的情況下，員工已無(wú)法手動(dòng)識(shí)別舞弊行為和錯(cuò)誤。而通過(guò)使用費(fèi)用管理軟件，企業(yè)可以將從一筆費(fèi)用產(chǎn)生開始的所有相關(guān)數(shù)據(jù)集中在一起。此外，還能確保所有費(fèi)用符合公司的規(guī)章制度。

另外，確保所有費(fèi)用記錄完整，還能使公司降低會(huì)計(jì)造假的可能性。一些軟件還附帶數(shù)字審計(jì)跟蹤功能，記錄與申報(bào)費(fèi)用相關(guān)的所有行為，因此企業(yè)可保持就緒狀態(tài)，隨時(shí)接受審計(jì)。

未入賬費(fèi)用會(huì)使公司財(cái)務(wù)報(bào)表給人一種假象。因此，讓員工提交費(fèi)用就顯得十分重要。另外，如果員工拖到*后一刻才提交報(bào)銷申請(qǐng)，財(cái)務(wù)人員就不得不趕在截止日期前處理，沒(méi)有充足的時(shí)間去分析數(shù)據(jù)。有了自動(dòng)費(fèi)用管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員就可以設(shè)置自動(dòng)提醒功能，催促員工按時(shí)提交費(fèi)用。這樣，財(cái)務(wù)人員就有足夠的時(shí)間對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行交叉檢查、核實(shí)和分析。

識(shí)別支出的趨勢(shì)和模式

AI 技術(shù)支持的費(fèi)用管理軟件有助于財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)更及時(shí)地理解數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)的幫助下，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)能識(shí)別員工的支出模式，并指出明顯趨勢(shì)。根據(jù)各層級(jí)和各部門員工的支出趨勢(shì)，財(cái)務(wù)人員還能相應(yīng)地預(yù)測(cè)和分配預(yù)算。

隨著數(shù)據(jù)量不斷增長(zhǎng)，電子表格等傳統(tǒng)方式已經(jīng)無(wú)法勝任欺詐行為的分析工作。而借助現(xiàn)代分析工具，大數(shù)據(jù)則可以幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)識(shí)別大額開支者和違規(guī)者，或違規(guī)行為頻發(fā)的開支類別。通過(guò)利用技術(shù)，企業(yè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以制定戰(zhàn)略性計(jì)劃和決策，使組織獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。

從現(xiàn)在到將來(lái)，實(shí)現(xiàn)合規(guī)之路

諸如人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)和大數(shù)據(jù)等認(rèn)知技術(shù)的采用，使今天的專業(yè)人士有望發(fā)展成為積*主動(dòng)的戰(zhàn)略思考者。AI 軟件可用于費(fèi)用申報(bào)、跟蹤和管理，從而簡(jiǎn)化大數(shù)據(jù)處理過(guò)程。

當(dāng)前的新冠大流行已表明“常態(tài)”是會(huì)改變的，企業(yè)唯有快速適應(yīng)，采用革命性技術(shù)，才能幫助其員工在變化中求生存。

伴隨遠(yuǎn)程辦公和保持社交距離等新常態(tài)的出現(xiàn)，數(shù)字化已經(jīng)變得愈加重要。新冠疫情將引發(fā)連鎖反應(yīng)，但財(cái)務(wù)專業(yè)人士借助大數(shù)據(jù)和 AI 軟件等技術(shù)，無(wú)需降低對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)量的要求，就可以達(dá)成他們的目標(biāo)。為了不斷進(jìn)取和發(fā)展，財(cái)務(wù)專業(yè)人士必須自問(wèn)，其所在企業(yè)當(dāng)前的制度是否足以為他們的員工提供支持。

版權(quán)聲明

內(nèi)容來(lái)源: “How big data can help businesses achieve compliance in 2021,” Accounting Today, August 12, 2020

https://www.accountingtoday.com/opinion/how-big-data-can-help-businesses-achieve-compliance-in-2021

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